Planification du processus d'achat du client nécessite de comprendre son fonctionnement actuel, d'identifier les difficultés rencontrées et de clarifier les attentes vis-à-vis du projet.
Le processus d'achat du client est composé de trois types d'achats : offres (devis), projets (demande d'achat) et achats génériques société (licences, ordinateurs...). Les achats mutualisés multi-projet sont également pris en compte.
Il existe deux options pour gérer les achats : "industrielle", "spécifique" et "spécifique optimisée". La "spécifique optimisée" implique une conception détaillée poussant à l'utilisation de pièces standard + consommation des pièces standard du stock complété par achat des pièces nécessaires au-delà du stock.
La réception des pièces est un processus à revoir, notamment pour savoir physiquement où se trouve le colis. Le processus de "incoming" implique un contrôle et une réception de la livraison, avec photos du colis non ouvert, puis colis ouvert avec les pièces. Les instructions d'"incoming" sont données par le chef de projet.
La chaîne d'approbation pour les petites commandes dépend du seuil, qui est dépendant de la personne qui passe la commande ou du risque sur la commande. L'approbation par un groupe d'approbateurs est également possible.
La gestion du multi-sourcing, y compris la référence fournisseur, est également importante. Le paramétrage du fournisseur préféré est essentiel. Les informations de planning, telles que le lead-time, le stock de sécurité, le Minimum Order Quantity, y compris les vacances des fournisseurs et transporteurs, sont également nécessaires.
La catégorisation des fournisseurs est possible, mais il faudra voir si on peut trouver par "spécialité". La source possible de cette catégorisation est la Catya.
La "Purchase quote" (demande d'offre) est également importante, car elle permet de rentrer les offres fournisseurs, en rentrant le n° de projet pour pouvoir assurer le lien avec la commande et le projet. La séquençage des archivages est également important pour garder le versioning des devis.
La gestion de l'incoterm afin d'avoir un suivi des dates d'expédition est également essentielle. L'info du projet, y compris le WP pour la gestion des coûts dans le projet, est également importante.
La réception possible en 1 clic est également un avantage, car elle permet de créer un Warehouse receipt afin de transmettre l'info au magasin des "choses" à recevoir. Le magasiner va rentrer les infos, y compris livraison partielle. La possibilité de créer un contrôle qualité est également importante.
[INFORMATION MANQUANTE]
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FAD
-
DOCUMENT D’ANALYSE FONCTIONNEL
-
FUNCTIONAL ANALYSIS DOCUMENT
Processus Achat
Microsoft Business Central
- ANAL
Sommaire
4. Traitement d‘une livraison directe 6
5. Saisie d’une demande de prix 7
6. Saisie d’une commande cadre 8
7. Saisie d’une commande d‘achat 10
8. Saisie d’un retour d’une commande achat 12
11. Annexe 1 : Liste d‘écarts 16
Ce document liste l’analyse fonctionnel sur les processus métier du client concernant le domaine des achats. Les principaux objectifs de l’analyse fonctionnel sont :
- Visiter les sites clients comme les usines, entrepôts et/ou bureaux
- Conduire des ateliers orientés processus.
- Ne pas rentrer en profondeur sur les fonctionnalités de l’ERP ni faire de démonstrations
- Comprendre la façon de travailler actuelle, les points faibles et les attentes globales et futures
- Identifier les écarts critiques et les interfaces qui peuvent avoir un impact sur le projet
- Identifier les volumes des référentiels et données transactionnelles
- Confirmer le périmètre fonctionnel, technique, géographique et organisationnel du projet
- Identifier un jeu de donnée nécessaire pour l’ERP pour mieux préparer les ateliers de démonstration.
Ce document a été préparé sur la base d‘atelier(s) réalisés avec les membres de l'équipe de projet suivants :
Atelier | Date | Lieu | Almakom | Client |
1er atelier | … | … | Nom et Prénom | Nom et Prénom |
2ème atelier | … | … | Nom et Prénom | Nom et Prénom |
Versions du document
Version | Date | Description | Ecrit par | Approuvé par |
Draft | JJ/MM/AAAA | Draft | Nom et Prénom | Nom et prénom |
… | JJ/MM/AAAA | … | … | … |
Membre de l‘équipe | Fonction | |
Nom et Prénom | … | … |
Nom et Prénom | … | … |
Les processus standards ERP qui font partie des ateliers d’analyse sur les achats sont :
3 Planification
3.1. Contexte et Hypothèses
Planification du processus d'achat du client nécessite de comprendre son fonctionnement actuel, d'identifier les difficultés rencontrées et de clarifier les attentes vis-à-vis du projet.
Le processus d'achat du client est composé de trois types d'achats : offres (devis), projets (demande d'achat) et achats génériques société (licences, ordinateurs...). Les achats mutualisés multi-projet sont également pris en compte.
Il existe deux options pour gérer les achats : "industrielle", "spécifique" et "spécifique optimisée". La "spécifique optimisée" implique une conception détaillée poussant à l'utilisation de pièces standard + consommation des pièces standard du stock complété par achat des pièces nécessaires au-delà du stock.
La réception des pièces est un processus à revoir, notamment pour savoir physiquement où se trouve le colis. Le processus de "incoming" implique un contrôle et une réception de la livraison, avec photos du colis non ouvert, puis colis ouvert avec les pièces. Les instructions d'"incoming" sont données par le chef de projet.
La chaîne d'approbation pour les petites commandes dépend du seuil, qui est dépendant de la personne qui passe la commande ou du risque sur la commande. L'approbation par un groupe d'approbateurs est également possible.
La gestion du multi-sourcing, y compris la référence fournisseur, est également importante. Le paramétrage du fournisseur préféré est essentiel. Les informations de planning, telles que le lead-time, le stock de sécurité, le Minimum Order Quantity, y compris les vacances des fournisseurs et transporteurs, sont également nécessaires.
La catégorisation des fournisseurs est possible, mais il faudra voir si on peut trouver par "spécialité". La source possible de cette catégorisation est la Catya.
La "Purchase quote" (demande d'offre) est également importante, car elle permet de rentrer les offres fournisseurs, en rentrant le n° de projet pour pouvoir assurer le lien avec la commande et le projet. La séquençage des archivages est également important pour garder le versioning des devis.
La gestion de l'incoterm afin d'avoir un suivi des dates d'expédition est également essentielle. L'info du projet, y compris le WP pour la gestion des coûts dans le projet, est également importante.
La réception possible en 1 clic est également un avantage, car elle permet de créer un Warehouse receipt afin de transmettre l'info au magasin des "choses" à recevoir. Le magasiner va rentrer les infos, y compris livraison partielle. La possibilité de créer un contrôle qualité est également importante.
[INFORMATION MANQUANTE]
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
3.2. Schéma des processus ERP : Planification 1.0
3.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
3.4. Documents et statistiques
À compléter par Almatech
3.5. Volume des données
À compléter par Almatech
3.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
4 Traitement d‘une livraison directe
4.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
4.2. Schéma des processus ERP : Traitement d’une livraison directe 2.0
4.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
4.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
4.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
4.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
5.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
- Schéma des processus ERP : Demande de prix 3.0
5.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
5.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
5.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
5.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
6.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
6,2, Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande cadre 4.0
6.3. Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat
6.4. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
6.5. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
6.6. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
6.7. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).
7 Saisie d’une commande d‘achat
7.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
7.2 Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat
7.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
7.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
7.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
7.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).
8 Saisie d’un retour d’une commande achat
8.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
8.2. Schéma des processus ERP : Saisie d’un retour d’une commande achat 6.0
8.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
8.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
8.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
8.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
9.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
9.2 Schéma des processus ERP : Rapport achat 8.0
9.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
9.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
9.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
9.6. Ecarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
10.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
10.2 Schéma des processus ERP : Historique achat 9.0
10.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
10.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
10.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
10.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
11.1. Liste d’écarts
La liste d’écart doit être initialisée et finalisée à la fin de la phase d’analyse.
Indiquer l’URL où la liste des écarts sera stockée (SharePoint / Teams / DevOps / Autre).
Contenu par Sections
Cliquez pour replier/déplier.
3.1. Contexte et Hypothèses
Édition Avancée
Modifiez ou appliquez un thème.